За да може Вашият онлайн магазин да се развива без затруднения, е необходимо регулярно да се извършват някои дейности, чиято цел е да Ви предоставят актуална информация, на базата на която да изградите различни стратегии, свързани с търговията на стоки.
Такава дейност е и инвентаризацията – чрез нея се проверяват какви са наличностите в склада, като за целта събраната информация се систематизира и анализира. Извършването на този процес ще Ви помогне да установите, ако има някакви липси, злоупотреби, излишъци и т.н. Той е пряко свързан и със счетоводството на Вашия онлайн магазин, така че не бива да подценявате важността му.
Инвентаризацията обаче може да бъде доста напрягащ процес, особено ако се върши хаотично. Затова опитните счетоводители от Contract.bg са създали списък със съвети, чрез които със сигурност ще избегнете стресови ситуации.
Направете необходимата подготовка
Инвентаризацията е процес, който отнема време. За целта е добре да го направите в момент, в който има по-малко продажби. По този начин Вашите служители ще могат също да се включат в процеса и да спомогнат за по-бързото му приключване.
Ако Вашият бизнес е по-голям, то тогава не е необходимо да съсредоточавате целия си човешки ресурс. Създайте екип от отговорни хора, на които имате доверие, и възложете задачата на тях.
За да ги улесните, можете да ги разпределите по сектори, тип продукти и т.н.
И на последно място, но не и по важност – извлечете списък с всички продукти, с които би трябвало да разполагате в склада, техните наличности и т.н. По този начин проверката ще бъде много по-лесна.
За инвентаризацията е необходимо физически да преброите стоките
Колкото и досадно да звучи, необходимо е да преброите всички продукти, които имате налични в склада си. За тази цел е добре да се снабдите както с търпение, така и с удобни материали, които да Ви помогнат с броенето – калкулатор, записващи средства и т.н.
Разбира се, би било чудесно, ако сте въвели система с баркодове – тогава ще е необходимо просто да използвате необходимите скенери.
Сравнете и анализирайте получените данни
След като инвентаризацията приключи, а данните са налични, трябва да ги сверите с тези, които са отбелязани във Вашата система. Запишете си всяка аномалия – липси, излишъци, грешки. След това направете анализ, който да Ви помогне да установите откъде произлиза разминаването.
По този начин ще можете да разберете дали има загуби, кражби и злоупотреби и да откриете причината зад тях. Добре би било, ако направите сравнение с данни от предишни инвентаризации – така ще можете да проследите дали има някаква тенденция в липсата на определен продукт и т.н.
След като установите причините за аномалиите в наличността на стоката, можете да помислите за стратегии, чрез които да елиминирате тези проблеми. Така със сигурност ще предотвратите последващи грешки в счетоводни отчети и т.н.
Извършвайте редовни проверки и поддръжка
За да подобрите дейността на своя онлайн магазин, можете да въведете извършването на регулярни инвентаризации. Можете да правите проверки на наличностите всеки месец или пък веднъж на три-четири месеца.
Това несъмнено ще улесни и извършването на годишната инвентаризация. Можете да изпробвате различните варианти, за да видите кой от тях ще пасне най-добре на нуждите на Вашия онлайн магазин.
Направете обучение на персонала
Разбира се, напълно нормално е сред Вашия екип да има хора, които не са запознати с процеса и неговата важност.
За тази цел, ако е необходимо, направете кратко обучение. Обяснете какви са техните задължения в този процес, както и какво точно трябва да правят.
Можете да им покажете документация от предишна инвентаризация, за да се запознаят как точно трябва да се опишат наличностите, и аномалиите, ако има такива. По този начин със сигурност ще намалите възможните грешки.